더존 프로그램 간단하게 해결하는 방법: 업무 효율을 200% 높이는 핵심 가이드
기업의 회계와 인사 관리를 책임지는 더존 프로그램은 강력한 기능을 제공하지만, 초보자나 숙련되지 않은 사용자에게는 복잡하게 느껴질 수 있습니다. 업무 시간을 단축하고 오류를 줄일 수 있는 더존 프로그램 간단하게 해결하는 방법을 정리해 드립니다.
1. 도입 및 기초 환경 설정 최적화
더존 프로그램을 원활하게 사용하기 위해서는 가장 먼저 데이터의 기초가 되는 환경 설정이 올바르게 되어 있어야 합니다.
- 회계 기수 및 기간 설정
- 회사의 회계 연도와 기수를 정확히 입력하여 데이터 혼선을 방지합니다.
- 마감 일자를 설정하여 과거 데이터가 실수로 수정되지 않도록 고정합니다.
- 거래처 등록의 표준화
- 거래처 코드 부여 시 규칙을 정하여 관리합니다 (예: 매출처는 1000번대, 매입처는 2000번대).
- 사업자등록번호 조회를 통해 중복 등록을 사전에 차단합니다.
- 금융 계좌 및 카드 연동
- 은행 계좌와 법인 카드를 프로그램에 연동하여 내역을 자동으로 불러옵니다.
- 자동 수집 설정은 매일 오전 특정 시간에 실행되도록 예약합니다.
2. 전표 입력의 자동화 및 간소화 기술
가장 많은 시간을 잡아먹는 전표 입력을 스마트하게 처리하는 것이 핵심입니다.
- 스마트 자동전표 처리 활용
- 국세청 홈택스, 카드사, 은행 데이터를 실시간으로 수집합니다.
- 수집된 데이터를 기반으로 분개 패턴을 학습시켜 전표 발행 버튼 하나로 처리합니다.
- 표준 적요 및 자주 쓰는 전표 등록
- 반복적으로 발생하는 임대료, 통신비 등은 ‘자주 쓰는 전표’로 등록합니다.
- 단축키(F2 등)를 활용하여 표준화된 적요를 선택함으로써 타이핑 시간을 줄입니다.
- 엑셀 업로드 기능 적극 활용
- 대량의 거래 내역은 더존에서 제공하는 엑셀 양식에 맞춰 한 번에 업로드합니다.
- 오류 내역 검증 기능을 통해 잘못된 계정 과목이나 금액을 사전에 걸러냅니다.
3. 부가가치세 및 결산 업무의 효율화
세무 신고 기간에 발생하는 과중한 업무량을 줄이는 방법입니다.
- 불일치 내역 실시간 체크
- 매입/매출장과 세금계산서 합계표의 금액이 일치하는지 수시로 대조합니다.
- 누락된 세금계산서가 있는지 국세청 데이터와 비교 기능을 사용합니다.
- 결산 분개 자동 생성
- 감가상각비 계산, 대손충당금 설정 등 복잡한 결산 분개를 자동 계산 기능을 통해 생성합니다.
- 기말 재고 자산 입력만으로 매출 원가가 자동으로 산출되도록 설정합니다.
- 재무제표 오류 검증
- 합계잔액시산표에서 대차 차액이 발생하는지 상시 확인합니다.
- 재무상태표와 손익계산서의 당기순이익이 일치하는지 시스템 검증 툴을 돌립니다.
4. 인사 및 급여 관리의 체계적 운영
임직원의 급여와 4대 보험 관리를 정확하고 빠르게 처리하는 노하우입니다.
- 급여 항목 및 공제 항목 설정
- 비과세 수당(식대, 자가운전보조금 등)의 한도를 법령에 맞춰 미리 세팅합니다.
- 4대 보험 요율 업데이트 정보를 확인하여 자동 계산되도록 적용합니다.
- 인사 정보의 일괄 수정
- 사원 정보 변경 시 개별 수정 대신 일괄 변경 기능을 활용합니다.
- 부서 이동이나 직급 승진 내역을 히스토리로 관리하여 데이터 연속성을 유지합니다.
- 연말정산 데이터 연동
- 국세청 연말정산 간소화 서비스 PDF 파일을 업로드하여 수동 입력을 최소화합니다.
- 부양가족 중복 여부 및 공제 요건을 시스템 필터링 기능으로 검수합니다.
5. 데이터 백업 및 보안 관리 전략
소중한 기업 데이터를 안전하게 보호하는 것은 프로그램 사용의 기본입니다.
- 정기적인 로컬 및 클라우드 백업
- 매일 퇴근 전 혹은 주간 단위로 데이터 백업 파일(.dbk)을 생성합니다.
- USB나 외장 하드뿐만 아니라 보안이 보장된 클라우드 서버에 이중 저장합니다.
- 사용자별 권한 분리
- 회계, 인사, 물류 등 담당 업무별로 메뉴 접근 권한을 제한합니다.
- 중요 데이터 수정이나 삭제 권한은 관리자에게만 부여하여 임의 변경을 방지합니다.
- 로그 기록 확인
- 데이터 수정이나 삭제가 발생했을 때 누가, 언제 수행했는지 로그 기록을 확인합니다.
- 비정상적인 접속 시도가 있는지 보안 리포트를 체크합니다.
6. 문제 발생 시 자가 해결 및 지원 활용
프로그램 오류나 알 수 없는 메시지가 뜰 때 빠르게 대처하는 방법입니다.
- 온라인 도움말 및 FAQ 활용
- 프로그램 내 ‘도움말’ 메뉴에서 키워드 검색을 통해 해결책을 찾습니다.
- 더존 사용자 커뮤니티나 공식 홈페이지의 자주 묻는 질문 게시판을 참조합니다.
- 원격 지원 서비스 요청
- 자체적으로 해결이 어려운 경우 더존 고객센터의 원격 지원을 신청합니다.
- 오류 화면을 캡처하여 상담원에게 전달하면 원인 파악이 빨라집니다.
- 프로그램 업데이트 상시 유지
- 법령 개정이나 버그 수정이 포함된 최신 패치를 즉시 적용합니다.
- 업데이트 전에는 반드시 데이터를 백업하여 만약의 상황에 대비합니다.
7. 물류 및 재고 관리의 직관적 처리
제조나 유통업의 경우 재고 흐름을 파악하는 것이 중요합니다.
- 품목 코드 세분화
- 대분류, 중분류, 소분류 체계를 갖춰 품목을 등록합니다.
- 바코드 시스템과 연동하여 입출고 시 스캔만으로 데이터가 입력되게 합니다.
- 재고 실사 데이터 반영
- 장부상 재고와 실제 재고의 차이를 조정하는 재고 실사 메뉴를 활용합니다.
- 부족하거나 과다한 재고에 대해 경고 알림 설정을 해둡니다.
8. 더존 프로그램 활용 역량을 높이는 습관
숙련도를 높이기 위해 일상적으로 실천해야 할 사항들입니다.
- 단축키 암기 및 활용
- 복사(F3), 삭제(F5), 조회(F12) 등 주요 단축키를 손에 익힙니다.
- 마우스 사용을 최소화하고 키보드 중심으로 입력하는 연습을 합니다.
- 정기적인 교육 참여
- 더존에서 주최하는 온/오프라인 직무 교육에 참여하여 신기능을 익힙니다.
- 매년 바뀌는 세법 개정안이 프로그램에 어떻게 반영되는지 공부합니다.
- 데이터 검증 프로세스 구축
- 입력 완료 후 본인만의 체크리스트를 만들어 검토하는 시간을 갖습니다.
- 동료와 서로의 전표를 교차 확인하여 인적 오류를 사전에 차단합니다.